从选硬件到选方案 办公打印设备采购

上面3点是很多企业运行过程中都需要面对的情况，那么这种情况通常是如何处理的呢？让我们回想一下：在定期收到文档后，首先按照流程一步步进行审批、确认，后交给专门的文档管理人员进行整理，将其分门别类地归档并放在专门的文档储藏室中。随后如果需要再次使用这些文档，那么首先要到文档管理人员处登记，然后进行处理并重新返还到文档储藏室。在这个过程中，你可能需要对这些文档进行复印、传真，或者是重新处理。也许我们已经习惯了这种操作流程，但是其缺陷依然是不容忽视的。首先，需要花费大量的人力和时间成本来进行文档整理；其次，需要占用专门的空间来妥善保存这些纸质文档；同时，文档的查找、调用及更新过程非常费时且繁琐。有没有办法改变上面这种情况呢？无纸化办公及其与外部接口的文档电子化是比较行之有效的方法。

无纸化办公的概念已经提了很多年，但是真正实施起来难度很大，其中一个关键的问题就是与外部的文档交换如何处理。在这个步骤，需要对文档进行电子化，并在后期流程中进行有效管理。文档电子化的核心设备就是我们每个企业都会用到的数码复合机、打印一体机以及扫描仪等，不过从成本和空间方面考虑，整合程度更高、功能更丰富的数码复合机是比较好的选择。

左图是柯尼卡美能达文档电子化管理解决方案的流程示意图，从中我们可以看到，文档电子化管理的基础就是通过多功能数码复合机将企业接收的纸质文档电子化。之后，根据预先设置的自动化流程，所有需要处理的文档将以电子化的方式(如PDF文档)存储在存储设备中。这些文档首先会由专门的软件进行分类、重命名并保存到各自特定的文件夹中，再交由文档管理软件统一管理。企业内所有的工作人员都可以根据自己的权限访问所需的数据，例如直接访问“公共”属性的文档(所有人都可以访问)，或者输入自己的密码访问按照“个人/群组”限制了访问权限的文档。采用自动化的文档电子化管理解决方案可以减少纸质文档对空间的占用，并且有效改善文档搜索查询响应时间和工作效率。同时，对于存在异地分支机构的企业来说，即时访问总部资料数据也可以成为现实。

将纸质文档电子化并进行访问管理

成果：

1.文档电子化存储来减少空间占用；

2.改善查找能力、提高响应速度；

3.流程电子化提高工作执行效率。