购买、租用两相宜的视频会议应用方案

公司在北京和广州都有派驻机构，每个月都要针对业务发展及采购情况进行面对面沟通，因此仅仅是差旅费每个月就要上万元。在经济环境不佳的情况下，有没有办法削减差旅费呢？直接购买或者租用视频会议平台都是比较容易部署的解决方案。

如何良好协调沟通，是所有存在分支机构的企业单位都必须重视的问题。随着管理规模的逐步扩大和组织架构的进一步完善，必须对分布在不同地理位置的部门进行统一化管理。在日常工作中，各地的负责人和相关人员经常需要集中召开会议协商、解决问题，这会耗费大量的时间和精力，同时差旅成本也会急剧增加。为了改变这种状况，降低时间成本、人力成本以及差旅成本，我们需要有一种行之有效的协同视频会议系统来满足以下需求：

1.随时随地召开大型高质量视频会议；
2.明显提高工作效率，节省时间；
3.大幅减少交通费、住宿费、会务费、电话费，节约成本；
4.通过视频会议进行本部门或跨部门远程协作办公；
5.管理层通过视频会议进行联席决策，省时、高效；
6.用于内部培训、活动直播等。

要满足这些需求，又要有效控制采购和部署成本，那么对于中小企业来说行之有效的解决方案就是采用购买或者租用的协同视频会议系统。鉴于此，我们决定以提供了购买、租用两种部署方式的视高协同视频会议系统为范例进行分析。

一、协同视频会议系统应用分析方案部署的各种特质

1、网络环境

目前各企业单位的总部和分支机构都会建立各自的局域网，由局域网再通过各种方式接入因特网。企业总部和各分支机构之间形成紧密连接的网络环境，可以十分方便地应用各种网络应用。完善稳定的网络连接，是部署协同视频会议系统的前提条件。

协同视频会议系统框架结构

2、系统架构

视高协同视频会议系统的核心是服务器端软件和客户端软件，可运行于互联网、专网、VPN等多种类型的网络中，支持B/S和C/S架构，方便与企业网站、OA、ERP等系统无缝整合；支持多台服务器级联，均衡系统带宽的使用；支持更多用户并发，实现运营级视频会议的应用；实现远程协同办公、多方视频会议等应用，方便用户部署和使用；除支持桌面终端和大型会场终端外，还支持VoIP和标准协议的硬件终端接入，可满足大型会场视频会议、个人商务视频会议等多种形式会议需求。

租用模式协同视频会议系统部署示意图

租用模式协同视频会议系统部署示意图

服务器级联带宽平衡机制

服务器级联是指将两台以上的服务器连接到一起，以达到扩容的效果。服务器级联分为并联式和分布式两种形式。并联式级联是指各台服务器在同一个网内并行服务，这样可以大大增加系统的容量，满足超大型会议的需求；分布式级联是指各台服务器分布在不同的网络中，分布式服务器负责分发数据给所在网络内的终端用户。分布式级联一般应用在多级网络中，可以大大节省多级网络之间传输数据的带宽使用。

并联式级联示意图

分布式级联示意图

二、协同视频会议系统与硬件终端互联互通

视高协同视频会议系统完全支持H.323协议(H.323是国际电信联盟(ITU)用于音频、视频和在数据包(IP)网络上共享数据的总括标准)，实现了与标准H.323硬件终端设备无缝联接、互联互通。系统提供了两种接入硬件终端的方式：桥接方式、直连方式。

标准H.323硬件终端设备连接示意图

1.桥接方式

桥接方式是指使用相应的设备连接硬件终端与软件终端电脑，从而实现硬件终端接入会议室的方式。

桥接方式接入会议室

2.直连方式

直连方式是指将硬件终端直接接入网络，通过视高H.323服务进入会议的方式。会议室管理员通过使用呼叫硬件终端的功能，输入硬件终端IP地址直接呼叫终端用户，将终端的音视频接入会议室。

直连方式接入会议室

三、VoIP接入协同视频会议系统的应用

VoIP接入协同视频会议系统的应用，可实现用户终端通过手机或固定电话接入视频会议。VoIP的接入是企业、政府部署视频会议功能的延伸，也是对企业原有VoIP资源的整合，能使会议用户随时随地参加视频会议，而不受网络环境的制约。

直连方式接入会议室

视高协同视频会议系统支持VoIP接入的应用，部署时将视频会议系统服务器与支持H.323的
VoIP网关进行连接。VoIP网关负责将来自网络的语音呼叫和传统的电话网络(固定电话和移动电话)进行交换，视频会议系统服务器从VoIP网关中获取数据并解析分发给软件终端。同时，视频会议系统服务器提供会议音频数据给VoIP网关，VoIP网关负责传输给手机或座机终端。对于手机或座机用户，则能实现呼叫VoIP用户、控制VoIP用户发言、断开VoIP用户与会议室的连接等一系列操作。

四、协同视频会议系统的环境及硬件要求

协同视频会议系统在工作时会对所处环境进行图像采集，因此会议环境布置也非常重要，好的会议环境能大大提高视频会议的现场效果。在会议环境设计中需要注意以下几点：

1、色彩与光线

①避免阳光直射到物体、背景及镜头上，这会导致刺眼的强对比情况；
②光线弱时建议采用辅助灯光，但要避免直射；
③使用辅助灯光，建议使用日光型灯光；禁止使用彩灯，避免使用频闪光源；
④避免从顶部或窗外来的顶光、侧光直接照射，此种照射会直接导致阴影；
⑤建议使用间接光源或从平整的墙体反射的较为柔和的光线；
⑥建议采用浅色调桌布，以反射散光让参会人员脸部(下巴)光线充足。

2、背景

①背景可进行单独设置(如单位名称等)，禁止使用对比强烈混乱的色彩；
②在会议进行中，避免背景持续抖动、移动物体或人在背景前走动；
③镜头对门口是背景设置的大忌；
④被摄物体背后绝对禁止有强光源(如窗户)，否则镜头将对背后光源曝光。

3、其它

①如果终端设备的供电不稳定，建议采用交流稳压电源或UPS；
②电源要求有较好接地，接地电阻为0.15欧姆～0.3欧姆；
③建议采用地毯等吸音材料装修会场，以免产生回响。

协同视频会议服务器提供数据转发服务、认证服务、运行状态日志服务等。为保证服务正常运行，提供高质量的服务，服务器硬件和操作系统需要达到一定的标准。另一方面，终端电脑的配置会直接影响系统运行的质量，每个会议终端与桌面终端的部署都需要一台安装有协同视频会议系统客户端软件的电脑。由于会场终端对会议效果的要求略高于桌面终端，所以会场终端的硬件配置和外设的配置要求与桌面终端有所不同。

五、协同视频会议系统值得关注的功能要素

协同视频会议系统出现的时间较早，但是直到现在都还在持续不断地发展。网络、音视频、软件等方面是协同视频会议系统的关键，因此在采购部署时需要重点关注相应的功能要素。在文章的后，我们就为大家列出协同视频会议系统值得关注的几个功能要素。

1.视频压缩算法

视频处理是协同视频会议系统的核心，目前各方案普遍支持多种视频压缩算法，其中包括
MPEG-4视频编码和H.264视频编解码技术。

2.高分辨率支持

分辨率是衡量协同视频会议系统视频图像质量的重要指标之一，要与视频采集设备所支持的分辨率相匹配。一般USB视频采集卡大支持VGA(640×480)分辨率，普通USB摄像头大也只能支持VGA(640×480)分辨率。不过目前高清设备已经逐渐普及，因此视频会议系统好能支持D1(704×576)、XGA(1024×768)乃至高清(1920×1080)分辨率。

3.多种视频显示模式

由于会议主题、与会者、应用环境等因素的不同，视频会议系统通常需要根据以上因素显示特定的视频图像或数据内容。因此协同视频会议系统需要支持同时显示多方远程视频，并且提供多种分屏模式。另外会议主席需要能够通过数据同步的功能使所有与会者的分屏模式与主席同步，实现会议主控。

4.支持多路混音

音频作为传达会议信息的重要方式，其重要性甚至高于视频。在视频会议业界，是否支持多路混音技术是全面评判系统的基本标准之一。

5.音频质量的处理

在会场中使用高功率的音频放大器和音箱，会造成回音现象，此外嘈杂的会议环境也会产生噪音影响会议的效果。协同视频会议系统需要具备音频抑制和噪音消除算法，并提供本地麦克风增益功能。

6.数据协同功能

电子白板功能是视频会议中不可缺少的一部分，功能是否丰富、全面、简便易用是用户在选择视频会议系统时的重要参考标准。为强化会议的效果，通常需要在会议过程中进行电子文档或动态PPT的演示。会议主席有时候需要通过共享自己的桌面或程序，增强会议人员之间的互动，增强会议的表达方式。

六、写在后

正如文章开头提到的那样，在经济环境不佳的情况下，高昂的差旅成本越来越让中小企业难以忍受，而采用协同视频会议系统开始成为越来越现实的选择。目前可供选择的相关解决方案非常丰富，从大型硬件解决方案到租用服务平台，企业需要投入的成本也不尽相同。而对于中小企业来说，可以采用租用服务进行试水的方案就显得非常人性化。不过即便如此，也需要在部署时与相应的技术工程人员进行深入沟通，才能获得符合自身需求的协同视频会议解决方案。(有兴趣的读者可发送邮件至chenzl@cniti.cn进行讨论）